 |
Ensin kukaan ei kirjoita kenellekään. Sitten yhtäkkiä kaikki tuntuvat
kirjoittelevan toisilleen ylen aikaa. Internetin kautta kulkeva sähköposti
on monelle suorastaan ratkaiseva syy Internet-yhteyden hankkimiseen kotiin.
Ja tietokoneen, jota tarvitaan tässä uuden ajan kirjeenvaihdossa. Saman
suuntainen ilmiö on nuoren polven innostus kännykkään näpyteltäviin tekstiviesteihin.

Tässä perusoppaassa kerrotaan, mitä on tehtävä, jotta saat oman viestisi
kirjoitetuksi ja lähetetyksi sekä vastaavasti, miten hoitelet viestien
vastaanoton. Esimerkkiohjelmana on Outlook Express, XP:n oheisohjelmia.
Mikäli sähköpostiohjelmasi toimii nykyisillä asetuksilla, älä muuta niitä.
Viestien lähettämisen ja vastaanottamisen yksityiskohdista määrätään sähköpostiohjelman
Asetukset-valintaikkunassa. Se löytyy osoitteesta Työkalut | Asetukset.
Katso itse kaikki 10 välilehteä kohta kohdalta. Etsi apua Kysymysmerkillä,
mikäli tuntuu hankalalta. Otamme tässä esille muutamia väkäsehdokkaita.
Yleiset
Siirry käynnistettäessä suoraan Saapuneet-kansioon, Näytä automaattisesti…
ja Tarkista uudet viestit 15 minuutin välein, tai mikä aika tuntuu
sopivalta. Yhteyttä ei luoda tuntuu parhaalta vaihtoehdolta.

Lähettäminen
Tallenna kopio lähetetyistä, Lähetä viestit heti ja Lisää
osoitteistoon henkilöt, joille vastataan. Siinä muutama väkäsehdokas.
- Käynnistä Outlook Express, mikäli se ei ole jo auki. Avautuvan ikkunan
vasemman ylänurkan tuntumassa on kuvake, joka esittää tyhjää paperia
ja kirjekuorta. Klikkaa sitä.
- Esiin nousee Uusi viesti -ikkuna.

Vilkku on valmiiksi Vastaanottaja-luukussa odottaen sinulta osoitetta.
Sähköpostiosoite on yleensä tyyppiä etunimi.sukunimi@domain.fi. Isot ja
pienet kirjaimet ajavat tässä saman asian. Monesti nimi lyhennetään tai
nimen asemesta käytetään kutsumanimeä. Ääkkösiä eli skandeja (ä, å,ö)
ei käytetä. Ne korvataan a- ja o-kirjaimilla.
- Seuraavalla rivillä lukee Kopio. Jos haluat viestisi varsinaisen saajan
lisäksi lähettää saman viestin myös jollekulle toiselle, pane osoite
luukkuun.
- Alimmassa luukussa lukee Aihe. Siihen kirjoitat viestisi sisältöä
kuvaavan sanan tai pari. Esimerkiksi: Eesti vai Viro? tai sitten
Oopperaan.
- Luukkujen alla on iso tyhjä tila. Siihen kirjoitat viestisi.
- Kun kaikki on valmiina klikkaat vasemman ylänurkan Lähetä-kuvaketta.
Sinne meni.

VINKKI
Mikäli maksat Internet-yhteydestä minuuttitaksaa, hoida sähköpostisi
valmistelut ja kirjoita viestisi ensin ja avaa nettiyhteys vasta
sitten. Viestisi saat sähköpostiohjelmaan Kopioi-Liitä -konstilla
vaikkapa WordPad-teksturista. |
Vastaanottaja
Sähköpostiosoite ei ole löydettävissä yhtä helposti kuin puhelinnumero.
Osoiteluetteloita on julkaistu, mutta ei kattavaa, koko maata koskevaa.
Osoitteen pitää olla merkilleen oikea, tietokone ei osoitetta oikaise.
Jos vastaanottajaa ei löydy, saat kyllä viestisi takaisin, mutta se ei
välttämättä tapahdu kovin nopeasti. Vaikka viestisi olisi toimitettukin
vastaanottajan osoitteeseen, ei ole mitään automaattista tapaa varmistua
siitä, että hän on lukenut viestisi. Voit pyytää lukukuittausta (Työkalut
| Pyydä lukukuittaus). Jos saat, hyvä. Tätä ominaisuutta ei alun perin
pidetty tärkeänä ja niin se jäi pois sähköpostin perusvarustuksesta.

Kopio
Kopio-kohta on ongelmallinen. Arkikäytössä kaikki sujuu. Mutta entäpä,
jos joku saa päähänsä lähettää mainosläpykkänsä sadalle tai tuhannelle
tahi miljoonalle henkilölle! Tätä kutsutaan roskapostin lähettämiseksi
eli spämmäykseksi (spam = lähettää roskapostia; roskaposti).
Roskapostiongelman miniatyyrimuoto on omalla tavallaan hankala sekin.
Moni on nimittäin ottanut tavaksi lähettää viestejään tiedoksi varmuuden
vuoksi isommalle tai pienemmälle joukolle vastaanottajia ja niin sitä
sitten tuskitellaan näiden pyytämättä ryöppyävien viestien keskellä. Ole
tarkka massapostituksissa. Vaikka viestisi liikkuvatkin ilman lisähintaa,
oli niillä yksi tai tuhatyksi vastaanottajaa, yritä asettua vastaanottajan
asemaan ja harkitse kärsivätkö viestisi inflaation, jos kylvät niitä liian
laajalti.
Aihe
Aiheen on syytä vastata viestin sisältöä. Tuttavien kesken tällä ei ole
niin väliä, mutta virallisemmassa viestissä kannattaa ajatella, miltä
viestisi aihe näyttää listassa, jossa on mahdollisesti kymmeniä ellei
satoja muita viestejä ja vastaanottajalla muutakin tekemistä kuin sähköpostinsa
lukeminen.
Viesti
Tässä on sama jako henkilökohtaiseen ja ”viralliseen”. Henkilökohtaiset
viestisi kirjoitat niin kuin mielesi tekee, mutta virallisen viestisi
mahdollisuuksia parantaa, jos se on tiivis, selkeä ja perusteltu. Kun
vielä kerrot, mitä haluat vastaanottajan tekevän asiassasi, olet tasoittanut
viestillesi tietä.
Voit lähettää viestisi kylkiäisenä liitteitä, esimerkiksi mitä vain.
Kunhan ne ovat tiedostoja. Siis tekstiä, kuvia, ääntä… Kaksi rajoitusta
on, tila ja aika. Kuvatiedostot vievät pakattunakin paljon tilaa ja niiden
lähettämiseen kuluu aikaa. Varsinkin, mikäli vastaanottajalla on hidas
yhteys Internetiin. Korrektia on muutenkin sopia etukäteen, jos haluat
lähettää ison liitetiedoston. Liitetiedoston kokoa on yleensä rajoitettu.

- Avaa Uusi viesti -ikkuna. Klikkaa Lisää | Liitetiedosto.
Avautuu Lisää liite -valintaikkuna. Kohde-luukussa lukee Omat
tiedostot. Mikäli liitteeksi ajattelemasi tiedosto on jossain muualla,
klikkaa Kohde-luukun päässä olevaa nuolta, niin pääset etsimään
koko järjestelmästä. Kun olet saanut oikean osoitteen liitteellesi eli
se näkyy Tiedostonimi-luukussa, klikkaa Liite-painiketta.
Liitteistä on ollut paljon riesaa virusten takia. Monet eivät halua
lähettää eivätkä avata MS Wordillä tai MS Excelillä tehtyjä liitetiedostoja
makrovirusten pelossa.
Toinen ongelma on, miten vastaanottaja saa avatuksi liitteenä lähettämäsi
tekstitiedoston. RTF-muoto on suositeltavin. RTF-tallennuksesta kerrotaan
tarkemmin luvussa Käsittele tekstiä.
Sähköpostiohjelmasi käynnistyessä siirryt suoraan saapuneiden viestien
kansioon ja ohjelma tarkistaa, onko uutta sähköpostia tullut. Tämä edellyttää
tietenkin asianomaisten kohtien merkitsemistä Asetukset-valintaikkunassa.
Jos vastaamiseen on aihetta, tee se saman tien. Mikäli vastaus vaatii
selvittelyä ja siksi viivästyy, kerro siitä lähettäjälle. Jos välität
viestin edelleen, kerro tarvittaessa tästäkin viestin lähettäjälle.
Sähköpostia on mahdollista lähettää ja vastaanottaa myös ilman omaa erillistä
sähköpostiohjelmaa. Tällaisten nettiselaimilla käytettävien sähköpostipalvelujen
tarjoajia löytyy netistä valtava määrä, ja palvelut ovat ainakin yleensä
ilmaisia. Tunnetuin lienee Microsoftin taannoin ostama www.hotmail.com.
Nettisähköpostien etuna on, että sähköpostinsa pystyy lukemaan missä
tahansa, kunhan käytössä vain on ajanmukainen selain ja internet-yhteys.
Tämä voi osoittautua erityisen näppäräksi vaikkapa lomamatkoilla, sillä
edulliset nettikahvilat ovat yleistyneet eri puolilla maailmaa.
Haittojakin löytyy – tarjotut palvelut ovat monesti rajoitettuja, esimerkiksi
liitetiedostojen lähettämisen ja vastaanottamisen suheen. Lisäksi sähköpostin
lukeminen ja lähettäminenkin on usein kovin hidasta, ja viestin kulkeminen
voi kestää merkittävästi kauemmin kuin ostetulla sähköpostipalvelulla.
Jos ilmaispalvelu on laadukas ja sen käyttäjämäärät lisääntyvät huimaa
vauhtia, voi liikenne kasvaa myös niin nopeasti, että posti kulkee pahimmillaan
hitaammin kuin ”snail mail”, eli perinteinen kirjeposti.
Viimekädessä selainpostin toimivuus riippuu siitä, mihin sähköpostia
käyttää. Jos sähköpostisi on toimittava aina pomminvarmasti ja ripeästi,
kannattaa käyttää suosiolla jonkin suuren kotimaisen palveluntarjoajan
maksullista palvelua, sillä niissä palvelukatkoksetkin jäävät lyhyiksi,
jos sellaisia edes pääsee esiintymään. Ja ainahan voit ottaa lisäksi ilmaissähkopostin
satunnaiskäyttöön, ja käyttää sitä vaikkapa vain lomamatkoilla.
Tähän asti on sähköpostia voinut lähettää väärällä nimellä ja osoitteella.
Netpostin yleistyminen aloittaisi tässä suhteessa uuden ajan.
- Avaa ensiksi nettiselaimesi. Kirjoita Osoiteriville: www.posti.fi
ja näet Suomen Posti Oyj:n kotisivun aukeavan. Klikkaa ylhäällä olevasta
keltaisesta palkista Netposti. Heti alkuun sinulle tarjotaan
mahdollisuutta rekisteröityä käyttäjäksi. Mene kuitenkin eteenpäin ja
katso, mistä on kysymys. Klikkaa Palvelun esittely.
- Tässä kohtaa julistaudutaan ”koko kansan sähköiseksi palvelukanavaksi”,
joka ”rakentaa sillan perinteisen kirjepostin ja sähköisen viestinvälityksen
välille”. Ei ehkä kovin kummoista kieltä – kielikuva kanavasta siltaa
rakentamassa on hieman kotikutoinen – mutta tällä kertaa asia on esittelyään
parempi.
- Klikkaa kuvan alta Netpostin palvelut. Monenlaista on jo nyt
saatavissa ja lisää pian luvassa. Mutta ylitse kaiken muun on henkilöllisyyden
kytkeminen sähköpostiosoitteeseen niin, että sähköpostin vastaanottaja
voi olla varma lähettäjästä. Henkilökohtaiset @netposti.fi -osoitteet
ovat vain tunnistettujen käyttäjien hallussa.
- Tutustu palvelun yksityiskohtiin ja päätä sitten, haluatko rekisteröityä.
Ilmaista se ainakin nyt on, joten silläkään puolen ei ole esteitä. Jos
päädyt rekisteröitymään, klikkaa Rekisteröidy netpostiin ja noudata
annettavia ohjeita.
Jos maksullinen virustentorjuntaohjelma ei ole hankintalistallasi, vaihtoehtosi
on F-prot. Se on kotikäyttäjille ilmainen, tosin englanninkielinen. Sen
saa osoitteesta: ftp://ftp.europe.f-secure.com/anti-virus/free/
- Kirjoita ftp-osoite nettiselaimesi Osoite-luukkuun. Näppää Enter.
- Raahaa hiiren kakkosella tuorein pakattu F-prot työpöydälle. Pakatun
tiedoston tunnistat vetoketjukuvakkeesta. Mikäli aikaa kopioimiseen
tuntuu menevän liikaa, palaa asiaan myöhemmin.
- Kun olet saanut F-protin, tuplaklikkaa sen kuvaketta. XP hoitaa purkamisen
omin avuin.
- Voit luoda F-prot -linkin työpöydällesi: tartu F-prot -kuvakkeeseen
hiiren kakkosella ja vedä se työpöydälle. Oikea kuvake näyttää tyhjältä
ikkunalta.

Näin toimii F-prot:
- Käynnistä F-prot klikkaamalla linkkiä Työpöydällä.
- Siirrä punainen palkki nuolella Scan:ista Start:tiin.
- Anna asetusten olla oletusmuodoissaan, paitsi mikäli haluat tutkia
levykkeen, jolloin sinun täytyy siirtää väripalkki Search:in päälle
nuolella. Sitten Enter ja valitset A-asemassa olevan levykkeen, joka
on heti siinä alemmalla rivillä.
- Väripalkki nuolilla Starttiin ja Enter:iä. Jos et näe raportissa punaista,
niin mitään hälyttävää ei ole havaittu.
- Esc:iä muutama kerta ja lopuksi klikkaa X:ää sulkeaksesi ikkunan.

Hakemisto
11.Käsittele
tekstiä
|