Paluu pääsivulle

10. Sähköposti

Ensin kukaan ei kirjoita kenellekään. Sitten yhtäkkiä kaikki tuntuvat kirjoittelevan toisilleen ylen aikaa. Internetin kautta kulkeva sähköposti on monelle suorastaan ratkaiseva syy Internet-yhteyden hankkimiseen kotiin. Ja tietokoneen, jota tarvitaan tässä uuden ajan kirjeenvaihdossa. Saman suuntainen ilmiö on nuoren polven innostus kännykkään näpyteltäviin tekstiviesteihin.

Tässä perusoppaassa kerrotaan, mitä on tehtävä, jotta saat oman viestisi kirjoitetuksi ja lähetetyksi sekä vastaavasti, miten hoitelet viestien vastaanoton. Esimerkkiohjelmana on Outlook Express, XP:n oheisohjelmia.

Asetuksista

Mikäli sähköpostiohjelmasi toimii nykyisillä asetuksilla, älä muuta niitä. Viestien lähettämisen ja vastaanottamisen yksityiskohdista määrätään sähköpostiohjelman Asetukset-valintaikkunassa. Se löytyy osoitteesta Työkalut | Asetukset. Katso itse kaikki 10 välilehteä kohta kohdalta. Etsi apua Kysymysmerkillä, mikäli tuntuu hankalalta. Otamme tässä esille muutamia väkäsehdokkaita.

Yleiset
Siirry käynnistettäessä suoraan Saapuneet-kansioon, Näytä automaattisesti… ja Tarkista uudet viestit 15 minuutin välein, tai mikä aika tuntuu sopivalta. Yhteyttä ei luoda tuntuu parhaalta vaihtoehdolta.

Lähettäminen
Tallenna kopio lähetetyistä, Lähetä viestit heti ja Lisää osoitteistoon henkilöt, joille vastataan. Siinä muutama väkäsehdokas.

Lähtevä posti

  • Käynnistä Outlook Express, mikäli se ei ole jo auki. Avautuvan ikkunan vasemman ylänurkan tuntumassa on kuvake, joka esittää tyhjää paperia ja kirjekuorta. Klikkaa sitä.
  • Esiin nousee Uusi viesti -ikkuna.

Vilkku on valmiiksi Vastaanottaja-luukussa odottaen sinulta osoitetta. Sähköpostiosoite on yleensä tyyppiä etunimi.sukunimi@domain.fi. Isot ja pienet kirjaimet ajavat tässä saman asian. Monesti nimi lyhennetään tai nimen asemesta käytetään kutsumanimeä. Ääkkösiä eli skandeja (ä, å,ö) ei käytetä. Ne korvataan a- ja o-kirjaimilla.

  • Seuraavalla rivillä lukee Kopio. Jos haluat viestisi varsinaisen saajan lisäksi lähettää saman viestin myös jollekulle toiselle, pane osoite luukkuun.
  • Alimmassa luukussa lukee Aihe. Siihen kirjoitat viestisi sisältöä kuvaavan sanan tai pari. Esimerkiksi: Eesti vai Viro? tai sitten Oopperaan.
  • Luukkujen alla on iso tyhjä tila. Siihen kirjoitat viestisi.
  • Kun kaikki on valmiina klikkaat vasemman ylänurkan Lähetä-kuvaketta. Sinne meni.

VINKKI
Mikäli maksat Internet-yhteydestä minuuttitaksaa, hoida sähköpostisi valmistelut ja kirjoita viestisi ensin ja avaa nettiyhteys vasta sitten. Viestisi saat sähköpostiohjelmaan Kopioi-Liitä -konstilla vaikkapa WordPad-teksturista.

Ongelmia

Vastaanottaja
Sähköpostiosoite ei ole löydettävissä yhtä helposti kuin puhelinnumero. Osoiteluetteloita on julkaistu, mutta ei kattavaa, koko maata koskevaa. Osoitteen pitää olla merkilleen oikea, tietokone ei osoitetta oikaise. Jos vastaanottajaa ei löydy, saat kyllä viestisi takaisin, mutta se ei välttämättä tapahdu kovin nopeasti. Vaikka viestisi olisi toimitettukin vastaanottajan osoitteeseen, ei ole mitään automaattista tapaa varmistua siitä, että hän on lukenut viestisi. Voit pyytää lukukuittausta (Työkalut | Pyydä lukukuittaus). Jos saat, hyvä. Tätä ominaisuutta ei alun perin pidetty tärkeänä ja niin se jäi pois sähköpostin perusvarustuksesta.

Kopio
Kopio-kohta on ongelmallinen. Arkikäytössä kaikki sujuu. Mutta entäpä, jos joku saa päähänsä lähettää mainosläpykkänsä sadalle tai tuhannelle tahi miljoonalle henkilölle! Tätä kutsutaan roskapostin lähettämiseksi eli spämmäykseksi (spam = lähettää roskapostia; roskaposti).

Roskapostiongelman miniatyyrimuoto on omalla tavallaan hankala sekin. Moni on nimittäin ottanut tavaksi lähettää viestejään tiedoksi varmuuden vuoksi isommalle tai pienemmälle joukolle vastaanottajia ja niin sitä sitten tuskitellaan näiden pyytämättä ryöppyävien viestien keskellä. Ole tarkka massapostituksissa. Vaikka viestisi liikkuvatkin ilman lisähintaa, oli niillä yksi tai tuhatyksi vastaanottajaa, yritä asettua vastaanottajan asemaan ja harkitse kärsivätkö viestisi inflaation, jos kylvät niitä liian laajalti.

Aihe
Aiheen on syytä vastata viestin sisältöä. Tuttavien kesken tällä ei ole niin väliä, mutta virallisemmassa viestissä kannattaa ajatella, miltä viestisi aihe näyttää listassa, jossa on mahdollisesti kymmeniä ellei satoja muita viestejä ja vastaanottajalla muutakin tekemistä kuin sähköpostinsa lukeminen.

Viesti
Tässä on sama jako henkilökohtaiseen ja ”viralliseen”. Henkilökohtaiset viestisi kirjoitat niin kuin mielesi tekee, mutta virallisen viestisi mahdollisuuksia parantaa, jos se on tiivis, selkeä ja perusteltu. Kun vielä kerrot, mitä haluat vastaanottajan tekevän asiassasi, olet tasoittanut viestillesi tietä.

Liite

Voit lähettää viestisi kylkiäisenä liitteitä, esimerkiksi mitä vain. Kunhan ne ovat tiedostoja. Siis tekstiä, kuvia, ääntä… Kaksi rajoitusta on, tila ja aika. Kuvatiedostot vievät pakattunakin paljon tilaa ja niiden lähettämiseen kuluu aikaa. Varsinkin, mikäli vastaanottajalla on hidas yhteys Internetiin. Korrektia on muutenkin sopia etukäteen, jos haluat lähettää ison liitetiedoston. Liitetiedoston kokoa on yleensä rajoitettu.

  • Avaa Uusi viesti -ikkuna. Klikkaa Lisää | Liitetiedosto. Avautuu Lisää liite -valintaikkuna. Kohde-luukussa lukee Omat tiedostot. Mikäli liitteeksi ajattelemasi tiedosto on jossain muualla, klikkaa Kohde-luukun päässä olevaa nuolta, niin pääset etsimään koko järjestelmästä. Kun olet saanut oikean osoitteen liitteellesi eli se näkyy Tiedostonimi-luukussa, klikkaa Liite-painiketta.

Liitteistä on ollut paljon riesaa virusten takia. Monet eivät halua lähettää eivätkä avata MS Wordillä tai MS Excelillä tehtyjä liitetiedostoja makrovirusten pelossa.

Toinen ongelma on, miten vastaanottaja saa avatuksi liitteenä lähettämäsi tekstitiedoston. RTF-muoto on suositeltavin. RTF-tallennuksesta kerrotaan tarkemmin luvussa Käsittele tekstiä.

Tuleva posti

Sähköpostiohjelmasi käynnistyessä siirryt suoraan saapuneiden viestien kansioon ja ohjelma tarkistaa, onko uutta sähköpostia tullut. Tämä edellyttää tietenkin asianomaisten kohtien merkitsemistä Asetukset-valintaikkunassa. Jos vastaamiseen on aihetta, tee se saman tien. Mikäli vastaus vaatii selvittelyä ja siksi viivästyy, kerro siitä lähettäjälle. Jos välität viestin edelleen, kerro tarvittaessa tästäkin viestin lähettäjälle.

Selainpohjainen sähköposti

Sähköpostia on mahdollista lähettää ja vastaanottaa myös ilman omaa erillistä sähköpostiohjelmaa. Tällaisten nettiselaimilla käytettävien sähköpostipalvelujen tarjoajia löytyy netistä valtava määrä, ja palvelut ovat ainakin yleensä ilmaisia. Tunnetuin lienee Microsoftin taannoin ostama www.hotmail.com.

Nettisähköpostien etuna on, että sähköpostinsa pystyy lukemaan missä tahansa, kunhan käytössä vain on ajanmukainen selain ja internet-yhteys. Tämä voi osoittautua erityisen näppäräksi vaikkapa lomamatkoilla, sillä edulliset nettikahvilat ovat yleistyneet eri puolilla maailmaa.

Haittojakin löytyy – tarjotut palvelut ovat monesti rajoitettuja, esimerkiksi liitetiedostojen lähettämisen ja vastaanottamisen suheen. Lisäksi sähköpostin lukeminen ja lähettäminenkin on usein kovin hidasta, ja viestin kulkeminen voi kestää merkittävästi kauemmin kuin ostetulla sähköpostipalvelulla. Jos ilmaispalvelu on laadukas ja sen käyttäjämäärät lisääntyvät huimaa vauhtia, voi liikenne kasvaa myös niin nopeasti, että posti kulkee pahimmillaan hitaammin kuin ”snail mail”, eli perinteinen kirjeposti.

Viimekädessä selainpostin toimivuus riippuu siitä, mihin sähköpostia käyttää. Jos sähköpostisi on toimittava aina pomminvarmasti ja ripeästi, kannattaa käyttää suosiolla jonkin suuren kotimaisen palveluntarjoajan maksullista palvelua, sillä niissä palvelukatkoksetkin jäävät lyhyiksi, jos sellaisia edes pääsee esiintymään. Ja ainahan voit ottaa lisäksi ilmaissähkopostin satunnaiskäyttöön, ja käyttää sitä vaikkapa vain lomamatkoilla.

Varmuus lähettäjästä

Tähän asti on sähköpostia voinut lähettää väärällä nimellä ja osoitteella. Netpostin yleistyminen aloittaisi tässä suhteessa uuden ajan.

  • Avaa ensiksi nettiselaimesi. Kirjoita Osoiteriville: www.posti.fi ja näet Suomen Posti Oyj:n kotisivun aukeavan. Klikkaa ylhäällä olevasta keltaisesta palkista Netposti. Heti alkuun sinulle tarjotaan mahdollisuutta rekisteröityä käyttäjäksi. Mene kuitenkin eteenpäin ja katso, mistä on kysymys. Klikkaa Palvelun esittely.
  • Tässä kohtaa julistaudutaan ”koko kansan sähköiseksi palvelukanavaksi”, joka ”rakentaa sillan perinteisen kirjepostin ja sähköisen viestinvälityksen välille”. Ei ehkä kovin kummoista kieltä – kielikuva kanavasta siltaa rakentamassa on hieman kotikutoinen – mutta tällä kertaa asia on esittelyään parempi.
  • Klikkaa kuvan alta Netpostin palvelut. Monenlaista on jo nyt saatavissa ja lisää pian luvassa. Mutta ylitse kaiken muun on henkilöllisyyden kytkeminen sähköpostiosoitteeseen niin, että sähköpostin vastaanottaja voi olla varma lähettäjästä. Henkilökohtaiset @netposti.fi -osoitteet ovat vain tunnistettujen käyttäjien hallussa.
  • Tutustu palvelun yksityiskohtiin ja päätä sitten, haluatko rekisteröityä. Ilmaista se ainakin nyt on, joten silläkään puolen ei ole esteitä. Jos päädyt rekisteröitymään, klikkaa Rekisteröidy netpostiin ja noudata annettavia ohjeita.

Virustorjunnasta

Jos maksullinen virustentorjuntaohjelma ei ole hankintalistallasi, vaihtoehtosi on F-prot. Se on kotikäyttäjille ilmainen, tosin englanninkielinen. Sen saa osoitteesta: ftp://ftp.europe.f-secure.com/anti-virus/free/

  • Kirjoita ftp-osoite nettiselaimesi Osoite-luukkuun. Näppää Enter.
  • Raahaa hiiren kakkosella tuorein pakattu F-prot työpöydälle. Pakatun tiedoston tunnistat vetoketjukuvakkeesta. Mikäli aikaa kopioimiseen tuntuu menevän liikaa, palaa asiaan myöhemmin.
  • Kun olet saanut F-protin, tuplaklikkaa sen kuvaketta. XP hoitaa purkamisen omin avuin.
  • Voit luoda F-prot -linkin työpöydällesi: tartu F-prot -kuvakkeeseen hiiren kakkosella ja vedä se työpöydälle. Oikea kuvake näyttää tyhjältä ikkunalta.

Näin toimii F-prot:

  • Käynnistä F-prot klikkaamalla linkkiä Työpöydällä.
  • Siirrä punainen palkki nuolella Scan:ista Start:tiin.
  • Anna asetusten olla oletusmuodoissaan, paitsi mikäli haluat tutkia levykkeen, jolloin sinun täytyy siirtää väripalkki Search:in päälle nuolella. Sitten Enter ja valitset A-asemassa olevan levykkeen, joka on heti siinä alemmalla rivillä.
  • Väripalkki nuolilla Starttiin ja Enter:iä. Jos et näe raportissa punaista, niin mitään hälyttävää ei ole havaittu.
  • Esc:iä muutama kerta ja lopuksi klikkaa X:ää sulkeaksesi ikkunan.


* Hakemisto

* 11.Käsittele tekstiä