Merkonomin
Virtuaalikoulu
(Jouko Hautamäki) 

Microsoft Access -tietokantaohjelman perusteet

8    KYSELY

Tietokannan tietoja tarvitaan erilaisissa tilanteissa. Tietoja voidaan lukea katsomalla niitä suoraan taulukoista tai käyttämällä lomakkeita kuten edellä on kerrottu.

Käytännössä tietokannan taulukoissa on kuitenkin isoja määriä tietueita. Tiedon löytäminen koko taulukkoa selaamalla saattaa olla työlästä.

On myös tilanteita, joissa tarvitaan tietoa useammasta taulukosta. Usean taulukon yhtäaikainen lukeminen ei ole kovin helppoa.

Kyselyn avulla voidaan poimia yhdestä tai useammasta taulukosta tietoja ja näyttää poimitut tiedot uudessa taulukkonäkymässä.

Kyselyiden avulla voidaan tehdä muutakin kuin poimia taulukoista tilanteessa tarvittavat tiedot. Tässä opintojaksossa tarkastelemme kuitenkin vain näitä ns. hakukyselyjä.

8.1    Hakukysely

Hakukysely hakee tietoja yhdestä tai useammasta taulukosta ja näyttää ne taulukkonäkymässä, jossa voidaan tietyin rajoituksin myös päivittää tietueita. Hakukyselyä voidaan myös käyttää tietueiden ryhmittelemiseen sekä summien, lukumäärien, keskiarvojen ja muiden yhteenvetotietojen laskemiseen.

Perehdymme nyt hakukyselyihin muutamien esimerkkien avulla.

Teemme ensiksi kyselyn, joka näyttää taulukkonäkymässä kaikki tuoteeen numero 2004 eli sähköhöylän myynnit.

• Avaa tietokanta, ellei se jo ole avoinna ja katso, että vain tietokantaikkuna on avoinna.
  
  
• Valitse tietokantaikkunan Objektit-kohdasta Kyselyt
  
  
• Kaksoisnapsauta tietokantaikkunan -valintaa.
  
  
• Avautuvasta Näytä taulukko -ikkunasta voidaan valita ne taulukot, joista tietoja haetaan. Tähän kyselyyn tarvitsemme tietoja Myynnit, Asiakkaat ja Tuotteet -taulukoista, joten lisää ne kyselyyn. Kun olet lisännyt tarvittavat taulukot ja sulkenut Näytä taulukko -ikkunan, sinulla on edessäsi kyselyn rakennennäkymä.
  
  
  
  
• Rakennenäkymän Kenttä-rivillä määritellään kyselyyn tulevat kentät. Nyt haluamme nähdä kyselyn tuloksessa tuotteen numeron ja nimen, myyntipäivämäärät sekä tuotetta ostaneiden asiakkaiden nimet. Saat kentät rakennenäkymän ruudukkoon esim. kaksoisnapsauttamalla kentän nimeä rakennennäkymän yläosassa tai vetämällä hiirellä nimen sopivaan paikkaan. Parilla muullakin tavalla homma hoituu. Huomaatko, miten? Kenttien valinnan jälkeen pitäisi näyttää tältä.
  
  
  
  Ruudukossa näkyvät kenttien nimien lisäksi taulukot, joihin kentät kuuluvat.
  
  
• Ehdot-riville tulee poimintaehto. Ehtoja voi olla useampiakin. Tässä tapauksessa ehtona voidaan käyttää joko tuotenumeroa tai tuotteen nimeä. Kokeillaan ensin tuotenumeroa kirjoittamalla TuoteNro-sarakkeen Ehdot-riville =2004 (pelkkä 2004 riittäisi myös).
  
  
  
  
• Kyselyn tuottamaa tulosta pääset katsomaan valitsemalla valikosta Näytä Taulukkonäkymä tai valitsemalla työkaluriviltä näkymäksi taulukkonäkymä
  
  
  
  tai napsauttamalla työkalurivin Suorita-painiketta .
  
  Tulos näytetään taulukkonäkymässä.
  
  
  
  Vaikka tulos näyttää normaalilta Accessin taulukolta, se on kuitenkin vain tapa näyttää kyselyn tulos.
  
  
• Takaisin rakennenäkymään pääset valitsemalla Näytä Rakennenäkymä tai vastaava valinta työkaluriviltä.
  
  
• Edellisen kyselyn voi toteuttaa myös käyttämällä tuotteen nimeä hakuehtona.
  
  
  
  
• Kysely, jota tarvitaan useammin kuin kerran kannattaa tallentaa tietokantaan.
  
  Tallenna nyt tehty kysely valitsemalla Tiedosto Tallenna nimellä... ja antamalla kyselylle nimeksi Sähköhöylän myynnit.
  
  
  
  Kun olet tallentanut, voit sulkea kyselyikkunan.
  
  
• Kyselystä tulee uusi objekti tietokantaan. Se näkyy tietokantaikkunassa, kun Kyselyt on valittuna. Voit avata kyselyn taulukko- tai rakennenäkymään valitsemalla sen kyselyiden luettelosta ja napsauttamalla tai . Voit siis milloin tahansa vaivattomasti katsoa, mikä on sähköhöylien myyntitilanne.

8.1.1    Parametrikysely

Varmaan jo ajattelit, että pitäisi olla yleisempi tapa katsoa yksittäisen tuotteen myyntitilannetta. Hyvältä saattaisi vaikuttaa sellainen, jossa käyttäjältä kysyttäisiin, minkä tuotteen myynnit näytetään.

Tämä voidaan toteuttaa ns. parametrikyselynä.

• Annamme edellä luodun kyselyn vielä olla muuttamattomana. Työn helpottamiseksi otamme siitä kopion, jota muutamme hieman.
  
  
• Napsauta tietokantaikkunan Kyselyt-luettelossa Sähköhöylien myynti -kohtaa hiiren kakkospainikkeella.
  
  
• Valitse avautuvasta valikosta Kopioi.
  
  
• Anna edelleen olla Kyselyt valittuna. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tietokantaikkunan tyhjää kohtaa ja valitse avautuvasta valikosta Liitä. Anna uudelle kyselylle nimeksi Yksittäisen tuotteen myynnit ja napsauta OK-painiketta.
  
  
  
  
• Avaa Yksittäisen tuotteen myynnit -kysely rakennenäkymään.
  
  
• Kyselystä tulee parametrikysely, kun hakuehto tai ehdon osa kirjoitetaan hakasulkeisiin. Hakasulkeisiin ei kirjoiteta itse ehtoa vaan käyttäjälle ohje kirjoittaa ehto kyselyä suoritettaessa. Ymmärrät tämän parhaiten, kun kirjoitamme ehdon ja katsomme, miten se toimii. Kirjoita siis ehto alla olevan kuvan mukaan.
  
  
  
  
• Suorita kysely jollakin aiemmin neuvotulla tavalla.
  
  
• Kyselyä suoritettaessa Access pyytää parametrin arvoa näyttäen kyselyn ehdon hakasulkeissa olevan tekstin.
  
  
  
  Kirjoita jokin tuotenumero ja napsauta OK-painiketta. Näet kyselyn tuloksen taulukkonäkymässä.
  
  
• Tallenna kyselyyn tehty muutos valitsemalla Tiedosto Tallenna tai napsauttamalla työkalurivin -painiketta.