9 RAPORTTI
Raportti on tapa esittää tietokannan tietoja paperille
tulostetussa muodossa.
Yleensä raportti on sidottu yhteen tai useampaan
tietokannan taulukkoon tai kyselyyn, jota kutsutaan raportin tietuelähteeksi.
Raportin ei tarvitse sisältää kaikkia sen pohjana olevien taulukoiden ja
kyselyiden kenttiä.
Sidottu raportti saa tiedot käyttämästään tietuelähteestä.
Muut raportin tiedot, kuten otsikko, päivämäärä ja sivunumero, on
tallennettu raportin rakenteeseen.
9.1 Raportin määrittäminen
Tarkastelemme raportteja parin tyypillisen esimerkin
avulla. Luomme raportit ohjattuna toimintona.
Määritämme ensiksi paperille tulostettavan
tuoteluettelon.
- Sulje tietokantaikkunaa lukuunottamatta muut ikkunat.
- Valitse tietokantaikkunasta Raportit.
- Valitse
 .
- Valitse avautuvassa Uusi raportti -ikkunassa raportin
luontitavaksi Ohjattu raportin luominen ja raportin tietuelähteeksi
Tuotteet-taulukko.
- Napsauta OK-painiketta.
- Valitse kaikki Tuotteet-taulukon kentät mukaan
raporttiin:
- Napsauta Seuraava-painiketta.
- Access ehdottaa, että tuotteet ryhmitellään
tuoteryhmittäin.
- Hyväksy tämä napsauttamalla Seuraava-painiketta.
- Valitse tuotteiden lajitteluperusteeksi tuotenumero.
- Hyväksy valinta napsauttamalla Seuraava-painiketta.
- Valitse raportin asetteluksi Tasaa vasemmalle 1.
- Hyväksy valinta napsauttamalla Seuraava-painiketta.
- Valitse raportin tyyliksi Yritys.
- Hyväksy valinta napsauttamalla Seuraava-painiketta.
- Anna raportin otsikoksi (nimeksi) Tuoteluettelo. Anna
olla valittuna Esikatsele raporttia.
- Hyväksy valinnat napsauttamalla Valmis-painiketta.
- Access avaa raportin (tuoteluettelon)
esikatseluikkunaan, jossa voit tarkastella sitä. Jos sinulla on kirjoitin
yhdistettynä tietokoneeseesi, voit myös tulostaa esikatseluikkunassa
olevan raportin paperille valitsemalla Tiedosto Tulosta... tai
käyttämällä
 -painiketta.
- Sulje raportin esikatseluikkuna.
- Raportista tuli hyvin luettava. Sitä voitaisiin ja käytännössä
pitäisikin vielä muokata. Muokkaaminen tapahtuu rakennenäkymässä. Nyt
kuitenkin tyydymme siihen, mikä siitä tuli.
Edellisessä esimerkissä raportin tietuelähteenä oli
vain yksi taulukko. Usein samaan raporttiin tulee kuitenkin tietoa useammasta
taulukosta. Jos taulukoiden välille on luotu yhteydet, voimme luoda
raportin ohjattuna toimintona keräten tietoja useammasta taulukosta.
Määritämme seuraavaksi paperille tulostettavan
myyntitilaston, jossa ovat tuotteiden myyntimäärät ryhmiteltynä tuoteryhmittäin
ja asiakkaittain.
- Valitse tietokantaikkunasta Raportit.
- Valitse .
- Valitse avautuvassa Uusi raportti -ikkunassa raportin
luontitavaksi Ohjattu raportin luominen ja raportin tietuelähteeksi
Myynnit-taulukko.
- Napsauta OK-painiketta.
- Valitse Myynnit-taulukon kentistä vain Pvm ja Määrä.
- Tarvitsemme tähän raporttiin tietoja useammasta
taulukosta. Valitse seuraavaksi Taulukot ja kyselyt -yhdistelmäruudusta
Taulukko: Asiakkaat ja valitse Asiakkaat-taulukosta kenttä AsiakasNimi.
- Valitse sitten samalla tavalla Tuoteryhmät-taulukosta
kenttä TuoteryhmäNimi.
- Valitse vielä Tuotteet-taulukosta kenttä TuoteNimi.
- Napsauta Seuraava-painiketta.
- Access kysyy, minkä taulukon tai kyselyn mukaan haluat
tarkastella tietoja. Anna olla valittuna Myynnit-taulukko.
- Napsauta Seuraava-painiketta.
- Seuraavaksi kysytään ryhmittelytasoja.
- Valitse TuoteryhmäNimi ja napsauta
 -painiketta.
Valitse sitten Asiakasnimi ja napsauta -painiketta.
- Napsauta Seuraava-painiketta.
- Valitse Pvm:n mukainen lajittelujärjestys.
- Napsauta Seuraava-painiketta.
- Valitse asetteluksi Tasaa vasemmalle 1.
- Napsauta Seuraava-painiketta.
- Valitse tyyliksi Yritys.
- Napsauta Seuraava-painiketta.
- Anna raportin otsikoksi Myynnit.
- Napsauta Valmis-painiketta.
- Tarkastele syntynyttä raporttia esikatseluikkunassa.
- Tässäkin tapauksessa raporttia voidaan edelleen
muokata rakennenäkymässä.
Harjoittele nyt vapaasti erilaisten raporttien luomista
ohjattuna toimintona tehden erilaisia valintoja. Mielellään voit myös
kokeilla muokkaamista rakennenäkymässä. |