Merkonomin
Virtuaalikoulu
(Jouko Hautamäki) 

Microsoft Access -tietokantaohjelman perusteet

7    LOMAKE

Lomake-sana tuo ehkä ensimmäiseksi mieleen paperilomakkeen. Accessin lomakkeet ovat kuitenkin ikkunoita näyttöruudulla, eivät paperilomakkeita.

Tietokannan taulukoihin voidaan kyllä kirjoittaa tietoja suoraan. Samoin tietokannan tietoja voidaan selata, muuttaa ja poistaa taulukkonäkymiä käyttäen. Lomakkeet ovat kuitenkin usein kätevämpiä edellä mainittujen tehtävien suorittamiseen.

Lomake voi myös toimia esim. tietokantasovelluksen päävalikkona, jota käyttäen voidaan avata muita lomakkeita ja raportteja.

Useimmiten lomake yhdistetään johonkin taulukkoon tai kyselyyn. Tätä taulukkoa tai kyselyä kutsutaan lomakkeen tietuelähteeksi.

Osa lomakkeella näkyvistä tiedoista on tallennettu lomakkeen rakenteeseen ja osa tulee lomakkeen pohjana olevasta tietuelähteestä.

7.1    Uuden lomakkeen luominen

Access-tietokantaan voidaan luoda lomakkeita useammalla tavalla.

7.1.1    Lomakkeen automaattinen luominen

Helpoin tapa luoda uusi lomake on tehdä se käyttäen automaattista lomakkeen luontitoimintoa. Luomme seuraavaksi lomakkeen Tuotteet-taulukossa olevien tietojen näyttämistä ja muuta käsittelemistä varten.

• Valitse tietokantaikkunassa Tuotteet-taulukko.
  
  
  
  
• Napsauta hiirellä työkalurivillä olevaa Uusi objekti: automaattinen lomake -painiketta . Jos automaattinen lomake -painike ei ole näkyvissä, napsauta painikkeen oikeassa reunassa olevaa nuolta ja valitse avautuvasta valikosta Automaattinen lomakkeen luominen.
  
  
• Access tekee valittuna olleelle Tuotteet-taulukolle lomakkeen.
  
  
  
  
• Lomake tallennetaan omaksi objektiksi tietokantaan samaan tapaan kuin uusi taulukkokin. Valitse Tiedosto Tallenna nimellä... Access ehdottaa uudelle lomakkeelle samaa nimeä, joka on sen tietuelähteenä olevalla taulukolla.
  
  
  
  
• Jätä lomakkeen nimeksi Tuotteet ja paina OK.
  
  
• Sulje lomake.
  
  
• Uusi lomake näkyy tietokantaikkunassa, kun Objektit-luettelosta valitaan Lomakkeet. Huomaa, että ei haittaa vaikka tietokannassa on sekä Tuotteet-niminen taulukko että Tuotteet-niminen lomake. Ne ovat kaksi eri objektia eivätkä mene sekaisin.
  
  

7.2    Lomakkeen näkymät

Lomakkeella on kolme erilaista näkymää: lomakenäkymä, taulukkonäkymä ja rakennenäkymä.

7.2.1    Lomakenäkymä

Saat avatuksi lomakkeen lomakenäkymään valitsemalla tietokantaikkunassa avattavan lomakkeen ja napsauttamalla Avaa-painiketta .

Lomakenäkymässä tarkastellaan yhtä tietuetta, esimerkissämme yhtä tuotetta, kerrallaan. Edellä automaattitoiminnolla luotu lomake näytettiin lomakenäkymässä.

Lomakenäkymään saadaan yleensä mahtumaan tietueen kaikki kentät niin, että käyttäjän ei tarvitse vierittää lomaketta vaaka- eikä pystysuunnassa.

Lomakenäkymässä käytetään yleensä siirtymispainikkeita , joiden avulla käyttäjä voi siirtyä tietueesta toiseen . Painikkeilla päästään ensimmäiseen tietueeseen, edelliseen tietueeseen, seuraavaan tietueeseen, viimeiseen tietueeseen ja painikkeella, jossa on kolmio ja tähti, päästään luomaan uusi tietue. Painikkeiden välissä oleva luku osoittaa näkyvissä olevan tietueen järjestysnumeron ja vinoviivan oikealla puolella oleva luku näyttää tietueiden kokonaismäärän.

• Kokeile siirtyä siirtymispainikkeilla tietueesta toiseen (tuotteesta toiseen).
  
  
• Siirry Uusi tietue -painikkeella tyhjään tietueeseen ja lisää uusi tuote: Rautasaha, joka kuuluu tuoteryhmään 1 ja jonka tuotenumero on 1007 ja hinta 24,50 €.
  
  
  
  
• Uudet tiedot tallentuvat, kun siirryt toiseen tietueeseen tai suljet lomakkeen. Tiedot tallentuvat lomakkeen tietuelähteeseen eli tässä tapauksessa Tuotteet-taulukkoon.
  
  
• Muuta vielä lomaketta käyttäen rautaharavan uudeksi hinnaksi 9 €.

7.2.2    Taulukkonäkymä

Lomakkeen taulukkonäkymä on samanlainen kuin taulukonkin taulukkonäkymä. Siinä kukin tietue näytetään yhdellä rivillä. Jos kenttiä on paljon, käyttäjä joutuu vierittämään vaakasuunnassa nähdäkseen kaiken tiedon.

• Avaa Tuotteet-lomake lomakenäkymään, ellei se ole jo avattuna.
  
  
• Vaihda lomakkeen näkymä taulukkonäkymäksi Valitsemalla Näytä Taulukkonäkymä.
  
  
  
  
• Taulukkonäkymästä takaisin lomakenäkymään pääset valitsemalla Näytä Lomakenäkymä.
  
  
• Näkymästä toiseen pääset myös Näkymä-painikkeen  avulla. Painikkeen oikeassa reunassa olevaa pikkukolmiota napsauttamalla avautuu valikko, josta voi valita näkymän.
  
  
  
  
• Näkymästä toiseen vaihdettaessa aktiivinen tietue pysyy samana. Voit esimerkiksi etsiä ja valita tietueen taulukkonäkymässä ja sitten siirtyä tarkastelemaan sitä lomakenäkymässä.

7.2.3    Rakennenäkymä

Rakennenäkymä on lomakkeen muokkaamista varten. Tyypillisiä muokkaustoimenpiteitä ovat kenttien järjestyksen ja sijoittelun muuttaminen, kenttien poistaminen ja lisääminen ja omien painikkeiden tekeminen.

Voit avata lomakkeen suoraan rakennenäkymään valitsemalla sen tietokantaikkunassa ja napsauttamalla rakennenäkymäpainiketta tai siirtyä lomake- tai taulukkonäkymästä rakennenäkymään valitsemalla Näytä Rakennenäkymä tai käyttämällä Näkymä-painiketta.

Tuotteet-lomake rakennenäkymässä on alla olevan näköinen.

Emme tässä vaiheessa tarkastele lomakkeen muokkaamista. Jos haluat, voit kuitenkin tehdä edellä opitulla tavalla uuden tuotelomakkeen, tallentaa sen eri nimellä ja sitten kokeilla esim. kenttien kokojen muuttamisia ja joitain muita muutoksia.

7.3    Alilomake

Jos taulukoiden välillä on yksi-moneen-yhteys, taulukoiden tietojen käsittelemiseksi tehdään usein lomake, jossa on alilomake. Yleensä lomakkeen yläosassa on äititaulukon kenttiä vastaavat kentät ja alaosassa alilomake, jossa on lapsitaulukon kentät. Yläosaa kutsutaan päälomakkeeksi.

Teemme nyt lomakkeen, jota käyttäen voimme käsitellä yrityksemme ostoja.

• Valitse tietokantaikkunan Objektit-kohdasta Taulukot.
  
  
• Valitse taulukoiden luettelosta Toimittajat.
  
  
• Napsauta työkalurivin Uusi objekti: Automaattinen lomake -painiketta .
  
  Access tekee automaattitoimintona lomakkeen.
  
  
  
  
• Jos käy kuten yllä olevassa kuvassa, että alilomakkeen kentät eivät täysin mahdu näkyviin, siirry lomakkeen rakennenäkymään ja levennä koko alilomaketta ja tarvittaessa sen yksittäisiä kenttiä.
  
  
• Tallenna uusi lomake tietokantaan nimellä Toimittajat ja ostot.
  
  
• Huomaat, että lomakkeella on kahdet siirtymispainikkeet. Päälomakkeen alareunassa olevilla painikkeilla päästään siirtymään toimittajasta toiseen ja alilomakkeen alareunassa olevilla ostosta toiseen.
  
  
• Lomaketta käyttäen voidaan syöttää uuden toimittajan tiedot ja käsitellä kaikki ostotapahtumat. Ostoja kirjattaessa oston numero tulee automaattisesti, koska kentän tyypiksi valittiin Laskuri. Päivämäärä kirjoitetaan normaaliin suomalaiseen tapaan. Tuote-kenttään kirjoitetaan ostetun tuotteen numero ja Määrä-kenttään ostettu määrä kappaleina. Tuotantokäyttöön menevissä sovelluksissa on yleensä eri tavoin helpotettu tietojen syöttämistä. Esim. ostettu tuote voitaisiin valita luettelosta. Nyt kuitenkin tyydymme tähän selkeään, mutta ei niin käyttäjäystävälliseen lomakkeeseen.
  
  
• Kirjaa nyt seuraavat ostot:
  
  

  Toimittaja	Pvm	Tuote	Määrä
  1	12.11.2003	1002	50
  1	12.11.2003	1003	20
  1	12.11.2003	1004	30
  1	12.11.2003	1007	10
  2	14.11.2003	2001	5
  2	14.11.2003	2002	10
  2	14.11.2003	2003	20
  3	10.12.2003	4001	30
  3	10.12.2003	4002	10
  3	10.12.2003	4003	5
  3	10.12.2003	4004	20
  3	10.12.2003	4005	15
  4	15.12.2003	3001	40
  4	15.12.2003	3002	50
  4	15.12.2003	3003	20
  4	15.12.2003	3004	50
  4	15.12.2003	3005	60

   

• Tee asiakas- ja myyntitietojen kirjaamista varten alla olevan mallin mukainen lomake.
  
  
  
  Tallenna lomake nimellä Asiakkaat ja myynnit.
  
  
• Kirjaa nyt alla olevassa taulukossa olevat myynnit. Keksi asiakkaiden tiedot muut tiedot.
  
  

  Asiakasnro	Asiakkaan nimi	Pvm	Tuote	Määrä
  1	Virtanen Matti	5.1.2004	1001	1
  1	Virtanen Matti	5.1.2004	1003	1
  1	Virtanen Matti	5.2.2004	2004	1
  1	Virtanen Matti	5.2.2004	3005	1
  2	Jokinen Maija	10.1.2004	3001	1
  2	Jokinen Maija	10.1.2004	3002	2
  2	Jokinen Maija	12.2.2004	4001	1
  2	Jokinen Maija	12.2.2004	3005	2
  3	Järven Puutarha	2.1.2004	3001	3
  3	Järven Puutarha	2.1.2004	3002	5
  3	Järven Puutarha	2.1.2004	3004	5
  3	Järven Puutarha	2.1.2004	3005	5
  4	Laaksonen Leevi	20.2.2004	1004	1
  4	Laaksonen Leevi	20.2.2004	2004	1
  4	Laaksonen Leevi	20.2.2004	3002	1
  4	Laaksonen Leevi	20.2.2004	4002	1
  4	Laaksonen Leevi	20.2.2004	4005	1