Merkonomin
Virtuaalikoulu
(Jouko Hautamäki) 

Microsoft Access -tietokantaohjelman perusteet

5    TAULUKKO

Access-ohjelman yhteydessä taulua kutsutaan taulukoksi. Taulukko on Access-tietokannan perusobjekti. Koska Access on relaatiotietokantaohjelma, kaikki tiedot tallennetaan taulukoihin. Samassa tietokannassa on useimmiten monta taulukkoa.

Nyt luotavaan tietokantaan teemme kuusi taulukkoa: Tuoteryhmät, Tuotteet, Asiakkaat, Toimittajat, Myynnit ja Ostot.

5.1    Uuden taulukon luominen

Access-tietokantaan voidaan luoda tai tuoda taulukko useammalla tavalla. Tässä tarkastelemme vain tavallisinta tapaa, uuden taulukon luomista rakennenäkymässä.

5.1.1    Kenttien määrittäminen rakennenäkymässä

Luomme ensiksi taulukon, johon voimme tallentaa tiedot yrityksemme tuotteista. Kustakin tuotteesta tallennetaan tuotenumero, nimi ja myyntihinta.

• Ellei Taulukot ole valittuna tietokantaikkunassa, valitse se.
  
  
  
  
• Valitse vaihtoehto Luo taulukko rakennenäkymässä kaksoisnapsauttamalla sitä hiirellä. Avautuvassa taulukon rakennenäkymäikkunassa taulukon nimenä on Taulukko1, koska emme ole vielä tallentaneet uutta taulukkoa omalla nimellä. Nimen perässä näkyy objektin tyyppi eli Taulukko.
  
   
  
  
• Huomaa, että emme vielä tallenna yksittäisten tuotteiden tietoja, vaan määritämme taulukon rakenteen eli sen, mitä tietoja kustakin tuotteesta tullaan tallentamaan.
  
  
• Kentän nimi -sarakkeeseen tulevat uuden taulukon kenttien eli sarakkeiden nimet, siis kustakin tuotteesta tallennettavien tietojen nimet. Kullekin kentälle määritetään tietotyyppi. Kenttään voidaan myöhemmin tallentaa vain kentän tietotyypin mukaista tietoa. Tietotyyppi vaikuttaa myös siihen, millaisia toimenpiteitä tiedolle voidaan suorittaa.
  
  
• Kirjoita ensimmäisen kentän nimeksi TuoteNro ja siirry Tietotyyppi-sarakkeeseen. Huomaat, että Access ehdottaa uudelle kentälle tietotyypiksi Teksti.
  
  
  
  
• Aiomme tallentaa tuotenumerot kokonaislukuina. Vaikka tekstikenttään voidaan kirjoittaa myös numeroita, vaihdamme tässä tapauksessa tietotyypiksi Luvun. Pääset vaihtamaan tietotyyppiä siirtymällä Tietotyyppi-sarakkeeseen ja napsauttamalla kentän oikeassa reunassa olevaa valintanuolta ja sitten valitsemalla tyypin luettelosta. Taulukon rakennenäkymäikkunan alaosassa näkyy valittuna olevan kentän ominaisuuksia. Lukutyypin oletuksena on Pitkä kokonaisluku. Tässä riittää kuitenkin tyypiksi Kokonaisluku, joten vaihda Pitkän kokonaisluvun tilalle Kokonaisluku siirtymällä Kentän koko -kenttään sekä napsauttamalla ilmestyvää valintanuolta ja valitsemalla luettelosta Kokonaisluku.
  
  
  
  
• Määritä toiseksi kentäksi Tuoteryhmä-niminen kenttä. Vaihda tällekin kentälle tietotyypiksi Luku ja Kentän koko -ominaisuuden arvoksi Kokonaisluku.
  
• Määritä kolmanneksi kentäksi TuoteNimi-niminen kenttä. Jätä tietotyypiksi Teksti. Muuta kentän kooksi 25 (merkkiä).
  
  
• Neljänneksi kentäksi tulee TuoteHinta, jolle annetaan tyypiksi Valuutta. Valuutta-tyypin asemasta voitaisiin käyttää myös Luku-tyyppiä.
  
  
  

5.1.2    Perusavain

Kuten aiemmin todettiin taulukossa tulee olla kenttä, joka toimii perusavaimena. Perusavaimen tehtävänä on yksilöidä tietueet, tässä tapauksessa tuotteet. Tuotenumero yksilöi tuotteen, erottaa tuotteen muista tuotteista. Näin ollen TuoteNro-kenttä on sopiva tämän taulukon perusavaimeksi.

Perusavaimena voi toimia jokin "luonnollinen" kenttä, esim. henkilötunnus tai auton rekisterinumero. Kahdella henkilöllä ei voi olla samaa henkilötunnusta eikä kahdella autolla samaa rekisterinumeroa. Perusavainkentäksi voidaan myös tehdä laskurityypin kenttä tai jokin keksitty tunnus.

Perusavaimella on oltava jokaisella rivillä (tietueessa) tyhjästä poikkeava yksilöllinen arvo.

• Valitse TuoteNro-kenttä. Paina työkalurivillä olevaa Perusavain-painiketta .
  
  
• TuoteNro-kentän vasempaan reunaan ilmestyy avaimen kuva osoittamaan, että ko. kenttä toimii taulukon perusavaimena.
  
  
  
  
• Kun TuoteNro on määritetty perusavaimeksi, Access valvoo, että kahdelle tuotteelle ei voi antaa samaa tuotenumeroa.

5.1.3 Kenttien ominaisuudet

Nimen ja tietotyypin lisäksi kentillä on muitakin ominaisuuksia.

Rakennenäkymän yläosassa valittuna olevan kentän muut ominaisuudet näkyvät saman näkymän alaosassa. Siinä on kaksi välilehteä: Yleinen ja Haku. Voit vaihtaa välilehteä napsauttamalla välilehden valitsinta (Yleinen tai Haku -sanaa). Näillä välilehdillä näet ja voit tarvittaessa muuttaa kenttien ominaisuuksia. Ominaisuuksien lukumäärä ja nimet riippuvat kentän tietotyypistä.

Tarkastelemme seuraavaksi esimerkinomaisesti näitä ominaisuuksia. Rakennenäkymän alaosan oikeassa reunassa näytetään valittuna olevalle ominaisuudelle lyhyt ohje tai kuvaus. Ominaisuuden tarkemman ohjeen saat painamalla näppäimistön F1-näppäintä ominaisuuden ollessa valittuna. F1 avaa Accessin ohjeen ja näyttää käsillä olevaan tilanteeseen liittyvän ohjeen.

Palaamme kenttien ominaisuuksiin myöhemmin tarpeen mukaan.

5.1.3.1 Kentän koko

Kentän koko -ominaisuus on teksti- ja lukutyyppisillä kentillä. Tekstityyppisen kentän Kentän koko -ominaisuuden arvo määrittää kenttään mahtuvien merkkien lukumäärän. Lukutyyppisen kentän Kentän koko -ominaisuuden avulla määritetään kenttään tulevien lukujen tyyppi. Useimmiten käytetään Pitkää kokonaislukua tai Kaksoistarkkuutta (kaksinkertaisen tarkkuuden desimaaliluku).

5.1.3.2 Muoto

Kentän Muoto-ominaisuudella voidaan määrittää, miten numerot, päivämäärät, kellonajat ja teksti näytetään ja tulostetaan.

Muoto-ominaisuus vaikuttaa vain siihen, miten tieto näytetään ja tulostetaan, ei siihen, miten tieto tallennetaan tietokantaan.

Esitysmuodon määrittämiseen voidaan käyttää Accessin valmiita muotomäärityksiä tai voidaan itse luoda mukautettu (räätälöity) muotomääritys käyttäen muotoilusymboleita.

Muoto-ominaisuuden arvot ovat erilaisia eri tietotyypeille.

5.1.3.3 Syöttörajoite

Voit käyttää syöttörajoitetta, jos haluat, että kenttään hyväksytään vain tiettyjä merkkejä. Voit käyttää sitä myös helpottamaan tiedon syöttöä kenttään.

5.1.3.4 Otsikko

Jos haluat käyttäjän näkevän taulukkonäkymässä tai lomakenäkymässä kentän otsikkona jonkin muun kuin kentän nimen, voit kirjoittaa sen Otsikko-ominaisuuden arvoksi.

• Valitse TuoteNimi-kenttä ja kirjoita sen Otsikko-ominaisuudelle arvoksi Nimi.
  
  
  
  
• Vaihda vielä TuoteHinta-kentän Otsikko-ominaisuuden arvoksi Hinta.

5.1.3.5 Oletusarvo

Oletusarvo määrittää uusien tietuiden kenttiin automaattisesti lisättävän arvon. Esimerkiksi jos melkein kaikkien asiakkaiden kotimaa on Suomi, voit panna Kotimaa-kentän oletusarvoksi Suomi ja näin vähentää kirjoittamistarvetta tietoja syötettäessä.

5.1.4    Uuden taulukon tallentaminen

Kun taulukon kentät on määritetty, se tallennetaan. Access ei tallenna taulukoita eikä muitakaan tietokantaobjekteja omiksi tiedostoiksi, vaan osaksi tietokantatiedostoa, joka on tässä tapauksessa Jukola.mdb.

• Valitse Tiedosto Tallenna nimellä...
  
  
• Kirjoita taulukon nimeksi Tuotteet ja paina OK.
  
  
  
  
• Sulje taulukon rakennenäkymä ikkuna.
  
  
• Taulukosta tulee uusi objekti tietokantaan ja sen nimi ilmestyy tietokantaikkunaan.
  
  
  
  
• Pääset tarkastelemaan ja muuttamaan taulukon rakennetta tallentamisen ja sulkemisen jälkeen valitsemalla taulukon tietokantaikkunassa ja napsauttamalla rakennenäkymäpainiketta .
  

5.2    Tietojen kirjoittaminen taulukkoon

Voit kirjoittaa tietoja taulukkonäkymässä. Taulukkonäkymään pääset valitsemalla taulukon tietokantaikkunassa ja napsauttamalla taulukkonäkymän avauspainiketta .

• Valitse Tuotteet taulukko ja avaa se taulukkonäkymään.
  
  
• Voit siirtyä kirjoittamista varten haluttuun kenttään hiirellä. Pääset seuraavaan kenttään myös Enterillä, sarkainnäppäimellä ja nuolinäppäimellä. Kun alat kirjoittaa tai korjata olemassa olevaa tietoa, tietue siirtyy editointitilaan. Editointitilan merkkinä on rivin vasemmassa reunassa kaksi pistettä ja kynä.
  
  
  
  
• Huomaa, että desimaaliluvun loppunollia ei kannata kirjoittaa. Ohjelma osaa näyttää ne määritysten mukaan.
  
  
• Huomaa myös tietokenttien otsikot. TuoteNimi- ja TuoteHinta-kenttien otsikkona näkyvät kenttien Otsikko-ominaisuudelle annetut arvot
  
  
• Kirjoitetut tiedot tallentuvat automaattisesti, kun siirryt toiselle riville (toiseen tietueeseen) tai suljet taulukon. Erillistä tallennuskomentoa ei tarvita. Jos kuitenkin haluat tallentaa siirtymättä tai sulkematta, voit valita Tietueet Tallenna tietue tai näppäillä Vaihto + Enter (Vaihto-näppäintä sanotaan myös Shift-näppäimeksi).
  
  
• Lisää taulukkoon alla olevassa taulukossa olevat tuotteet:
  
  

  TuoteNro	Tuoteryhmä	TuoteNimi	TuoteHinta
  1001	1	Vasara	15,50
  1002	1	Ruuvitaltta	3,60
  1003	1	Hylsysarja	36,00
  1004	1	Jakoavain	8,50
  1005	1	Viila	3,20
  1006	1	Lukkopihdit	14,00
  2001	2	Käsisirkkeli	58,00
  2002	2	Iskuporakone	56,00
  2003	2	Ruuviväännin	123,00
  2004	2	Sähköhöylä	168,00
  2005	2	Kulmahiomakone	87,00
  3001	3	Istutuslapio	4,50
  3002	3	Kuokka	9,80
  3003	3	Kitkin	7,50
  3004	3	Hara	12,00
  3005	3	Rautaharava	10,20
  3006	3	Lehtiharava	14,00
  4001	4	Vesuri	24,00
  4002	4	Moottorisaha	490,00
  4003	4	Raivaussaha	550,00
  4004	4	Kuorimarauta	18,60
  4005	4	Oksasaha	27,00



• Sulje taulukko.

Taulukkonäkymän käyttäminen ei aina ole paras tapa tietojen kirjoittamiseen. Varsinaisissa tietokantasovelluksissa tiedot kirjoitetaan useimmiten lomakkeita käyttäen. Lomakkeiden käyttöä tarkastelemme myöhemmin.